Ruang Lingkup Arsip

Pengertian Arsip

                                                                       

      Istilah arsip diambil dari kata Archief dalam bahasa Belanda atau Archives adalah bahasa Inggris pun di kenal istilah file yang berati berkas atau alat tunjuk untuk menyimpan arsip.

    Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di simpan secara sistem matis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Syarat Arsip

   Dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.       merupakan kumpulan warkat

2.     mempunyai nilai guna

3.     disimpan menurut sistem tertentu

4.     apabila di perlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat

Nilai Guna Arsip

Menurut Vernoon B. Santen

      

     Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED

A = Administrative Valvue ( nilai guna di bidang administrasi) misalnya: surat   dinas, formulir dan lain-lain.

L  = Leqal Valvue ( nilai guna di bidang hukum ) misalnya: akte jual beli tanah, surat kuasa dan lain-lain.

F  =  Fiscal Valvue ( niali guna di bidang keuangan) misalnya: sek, kuwitansi dan lain-lain.

R  = Research Valvue ( niali guna dibidang penelitian) misalnya: karya tulis, scripsi dan lain-lain.

E =  Educational Valvue ( niali guna dibidang pendidikan) misalnya: ijazah, buku rapot dan lain-lain.

D =  Dokumentari Valvue ( nilai guna dibidang dokumentasi) misalnya: Naskah perjanjian asli dan lain-lain.

Jenis-jenis Arsip

  

1.       Ditinjau dari kepentingannya yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya  arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya. Warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:

v     Vital Record ( warkat sangat penting)

     Yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi, untuk itu warkat jenis ini harus disimpan secara terus menerus selama organisasi itu masih berdiri.

v     Importan Record (warkat penting)

     Yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama 3 tahun keatas.

v     Useful Record (warkat berguna)

      Yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar refensinya(lama penyimpanannya).

v     Non essential Record (warkat tidak penting)

       Yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca.

2.     Ditinjau dari fisiknya yaitu melihat arsip dari warkat/dari wujud benda arsip tersebut arsip ini/warkat jenis ini terdiri dari:

a.      Arsip Tertulis

b.     Arsip Visual

3.     Ditinjau dari isinya yaitu melihat arsip dari segi isi yang terkandung didalamnya. Jenis ini dapat berupa:

a.      Vinansial Record

            Adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.

b.     Inpontori Record

     Adalah catatan yang berhubungan dengan keadan barang dagangan.

c.      Personal Record

           Adalah catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

d.      Sales Record

            Adalah catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.

e.      Production Record

            Adalah catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.

4.     Ditinjau dari pemilikanya yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut antara lain sebagai berikut:

a.      Berasal dari lembaga pemerintahan

b.     Berasl dari instansi pemerintahan/swasta

5.     Ditinjau dari fungsi dibedakan atas:

1.       Arsip aktif

2.     Arsip in aktif

3.     Arsip statis

Pengertian Kearsipan

  

         Kearsipan adalah segenap rangkayan kegiatan pembuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat kecil dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.

Kegiatan Kearsipan

  

1.       Kegiatan penciptaan

    Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar(mail handling), baik mengggunakan sistem buku agenda maupun kartu kendali ( KK).

2.     Kegiatan Penyimpanan (Filing) dan penemuan kembali ( Finding)

a.      kegiatan penyimpanan ( Filing )

     adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep, pemberian kode-kode penyimpaiayan sampai pembuatan arsip tersebut disimpan kedalam folder dan dimasukan kedalam filing cabinet.

b.     kegiatan penemuan kembali ( Finding )

     adalah kegiatan yang dimulai dari permintaan arsip dari pihak lain mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan terdapat pada daftar klasifikasi, hingga penemuan kembali arsip, ditempat penyimpanannya sesuai dengan kode penyimpanannya.

3.     Kegiatan Penyelamatan

    Yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan:

a.      Pengamanan

b.     Pemeliharan

c.      Perawatan

4.     Kegiatan Penyusutan

   Adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi.

a.      Penilaian/pemindahan

b.     Pemusnahan

c.      Penyerahan

Tujuan Pengelolaan Arsip

1.       Memelihara arsip dengan baik

2.     Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat pula.

3.     Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.

4.     Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.

5.     Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.

Peraturan Perundang-Undangan Kearsipan Republik Indonesia

A.    Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971

Bab I

KETENTUAN-KETENTUAN UMUM

                             Pasal 1

Yang dimaksud dalam undang-undang ini dengan “arsip” ialah:

a.      naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

    negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b.  nasakah –naskah yang dibuat dan diterima oleh badan –badan swasta atau perorangan dalam bentuk corek apapun, baik dalam keadan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsan.

Pasal 2

Fungsi arsip membedakan:

a.      Arsp Dinamais yang dipergunakan secara langsung dalam perencanan,pelakasanan,penyelanggaraan kehidupan kebangsan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaran administrasi negara.

b.     Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanan, penyelenggaran kehidupan kebangsan pada umumnya maupun untuk penyelanggaran sehari-hari administrasi negara.